Dział finansów, główny księgowy, dyrektor finansowy – te pojęcia są doskonale znane przedsiębiorcom, którzy prowadzą wielkie firmy, natomiast w świecie small biznesu funkcjonują raczej rzadko. Dzieje się tak, ponieważ małe firmy korzystają z usług księgowych na zasadzie outsourcingu. Co oznacza to egzotycznie brzmiące pojęcie? Wprowadzanie działu finansowego do wewnętrznych struktur firmy ma ekonomiczne uzasadnienie jedynie, gdy podmiot działa na naprawdę dużą skalę, generując pokaźne zyski. W przypadku małych działalności gospodarczych, takie posunięcie byłoby całkowicie nieuzasadnione. Dział finansowy generuje spore koszta: dodatkowe pomieszczenia biurowe, kadra księgowa a do tego jeszcze niemałe, z racji zajmowanego stanowiska, wynagrodzenie dyrektora finansowego – to wszystko jest źródłem sporych wydatków, które w małej firmie nie zwrócą się. W takim przypadku dużo rozsądniejszą opcją jest księgowość prowadzona poprzez outsourcing. Pod tym pojęciem należy rozumieć zlecanie czynności, które nie są głównym przedmiotem działalności przedsiębiorstwa, do wykonania firmie zewnętrznej. Właśnie na takiej zasadzie funkcjonuje każde biuro rachunkowe – na mocy podpisanej umowy dochodzi do współpracy na linii firma-księgowość, przy czym biuro zajmujące się sprawami rachunkowymi, pozostaje oddzielnym podmiotem gospodarczym, który jedynie świadczy usługi na rzecz zleceniodawcy. Takie rozwiązanie jest znacznie tańsze, niż powołanie do życia wykwalifikowanego działu i w przypadku niewielkich firm – w zupełności wystarczające. Biura rachunkowe, zwłaszcza te, mogące poszczycić się wieloletnią obecnością na rynku, prowadzone są przez kompetentne i doświadczone osoby.
Outsourcing księgowości
Koniec ery kalki
Praca księgowego nie jest łatwa i wiąże się z koniecznością zdobycia fachowej wiedzy i doświadczenia. Na szczęście rozwój technologiczny, a zwłaszcza w sferze informatyki i komputeryzacji, znacząco ułatwił wykonywanie obowiązków służbowych. Dziś każde biuro rachunkowe opiera swoją działalność o specjalistyczne programy komputerowe, dzięki którym prowadzenie ksiąg rachunkowych stało się znacznie szybsze i sprawniejsze. Księgowe mające długi staż pracy zapewne pamiętają jeszcze czasy, w których nieodłącznym elementem ich pracy była kalka. Ten rodzaj księgowania, dla niewprawionej osoby, wiązał się z wieloma godzinami żmudnej pracy – każdy błąd popełniony na dokumencie, na którym dokonanie korekty jest niemożliwe, wiązał się z zaczynaniem pracy od początku. Na całe szczęście dziś mamy komputery, a kalka – koszmar księgowej, mogła pójść w zapomnienie. Producenci oprogramowania stworzyli już wiele narzędzi, dzięki którym praca w biurze rachunkowym przebiega szybko i sprawnie, a na rynku i tak pojawiają się coraz nowsze aplikacje. Takie oprogramowanie składa się z modułów, które już w podstawie dają bardzo duże możliwości. Podstawowe opcje najczęściej umożliwiają: prowadzenie ksiąg rachunkowych, fakturowanie, ewidencję aktywów, zobowiązań, należności, księgowość oraz prowadzenie zamówień. Dodatkowe moduły zwiększają funkcjonalność oprogramowania, rozbudowując je o opcje umożliwiające ewidencję wierzytelności, zobowiązań, elektroniczne przetwarzanie płatności czy prowadzenie płac. Obsługa programów księgowych, mimo iż nie jest specjalnie skomplikowana, na początku może przysparzać pewne trudności, toteż prowadzone są szkolenia z zakresu obsługi rozbudowanych aplikacji księgowo-finansowych.
Biuro rachunkowe – zakres czynności
W ostatnich latach można zaobserwować wzrost liczby biur rachunkowych, działających na rynku. Stale rosnąca popularność tej branży sprawia, że warto przyjrzeć się jej nieco bliżej. Sprawdźmy zatem czym tak naprawdę jest biuro rachunkowe i jaki jest zakres jego działalności. Trudno jest mówić o jednej spójnej definicji biura rachunkowego. Najprościej można je określić jako firmę, świadczącą usługi w zakresie księgowości i rachunkowości. W podstawowy zakres działalności biura rachunkowego wchodzi szeroko pojmowana księgowość, czyli m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy (rozliczanie zdażeń w porządku chronologicznym i na podstawie właściwych dowodów księgowych), okresowe ustalanie składników majątkowych firmy (aktywów i pasywów), prowadzenie sprawozdań finansowych, obliczanie wysokości podatków, w tym podatku od towarów i usług (VAT). Ponadto biuro rachunkowe reprezentuje zleceniodawcę przed pewnymi organami, takimi jak Urząd Skarbowy. Zakres tej funkcji nie sprowadza się jedynie do składania zeznań i wniosków, ale również do udzielania wszelkich wyjaśnień w imieniu klienta. Wynagrodzenie biura rachunkowego ustalane jest podczas podpisywania umowy o świadczenie usług rachunkowych i w przypadku prowadzenia jedynie tzw. „małej księgowości”, stawki naliczane są od każdej zaksięgowanej faktury. Pełna księgowość to znacznie większy zakres czynności i obowiązków, zatem stawki są też odpowiednio wyższe, jednak warto ponieść ten koszt, gdyż czynności rachunkowe wymagają bardzo dużej wiedzy i doświadczenia.